Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

SYNTRAX Automation e.U.
Inhaber: Nico Kerschbaumer
Am Sonnenhang 19
8700 Leoben
Österreich

E-Mail: office@syntrax-automation.com

Nachfolgend auch „SYNTRAX Automation", „wir" oder „uns" genannt.

2. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG), des Telekommunikationsgesetzes 2021 (TKG 2021) sowie sonstiger einschlägiger gesetzlicher Vorschriften.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse sowie Inhalte von Kontakt-, Chat- oder Telefonanfragen gehören.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Website, bei der Nutzung unserer Kontakt-, Chat-, Telefon- und Kommunikationsangebote sowie bei der Nutzung unseres Kundenportals verarbeitet werden, zu welchen Zwecken die Verarbeitung erfolgt, auf welche Rechtsgrundlagen wir uns stützen und welche Rechte Ihnen zustehen.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist grundsätzlich weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne bestimmte Angaben – etwa die in Formularen als Pflichtfelder gekennzeichneten Daten – können wir Ihre Anfrage jedoch nicht oder nur eingeschränkt bearbeiten.

3. Bereitstellung und technischer Betrieb unserer Website

Für die Erstellung, Bereitstellung und das Hosting unserer Website sowie für bestimmte Formular- und CRM-Funktionen verwenden wir die Plattform der ONEPAGE GmbH mit Sitz in Deutschland.

Beim Aufruf unserer Website können insbesondere folgende technische Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seiten und Dateien
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Geräteinformationen
• technische Verbindungs- und Protokolldaten

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und technisch fehlerfreien Bereitstellung unserer Website sowie zur Erkennung und Abwehr technischer Störungen und missbräuchlicher Nutzung.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung unseres Internetauftritts.

Soweit die ONEPAGE GmbH personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

4. Statistische Auswertung der Website-Nutzung

Zur technischen und statistischen Auswertung unserer Website kann die innerhalb der von uns verwendeten Websiteplattform bereitgestellte Analyselösung eingesetzt werden.

Hierbei können technische Nutzungsdaten verarbeitet werden, um beispielsweise Seitenaufrufe und die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten und unser Angebot technisch und inhaltlich zu verbessern.

Soweit hierbei Informationen auf dem Endgerät gespeichert oder aus diesem ausgelesen werden und hierfür eine Einwilligung gesetzlich erforderlich ist, erfolgt eine entsprechende Verarbeitung erst nach Ihrer vorherigen Einwilligung.

Technisch erforderliche Verarbeitungsvorgänge können auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen.

5. Kontakt-, Beratungs-, Demo- und Terminanfragen

Wenn Sie uns über ein Formular auf dieser Website (Erstgespräch, Demo-Anfrage) kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Vorbereitung eines möglichen Vertrags.

Je nach Formular können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname
• Unternehmen
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Unternehmenswebsite oder Domain
• Interesse bzw. gewünschte Leistung
• Inhalt Ihrer Nachricht
• Datum und Zeitpunkt der Anfrage

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Beantwortung und Bearbeitung eingehender Anfragen.

Die Angaben werden beim Absenden direkt in unserem Kundenportal gespeichert, das bei Supabase (Supabase Inc.) betrieben wird. Das Hosting erfolgt in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (EU). Support-Zugriffe aus Drittländern sind über die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 DSGVO abgesichert.

Bestätigungs- und Benachrichtigungs-E-Mails zu Ihrer Anfrage versenden wir über den E-Mail-Dienst Brevo (Sendinblue GmbH bzw. Brevo GmbH, Berlin, Deutschland; Server in der EU).

Mit beiden Anbietern besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Ihre Anfrage wird 12 Monate nach der letzten Bearbeitung automatisch gelöscht, sofern kein Vertragsverhältnis entsteht oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten eine längere Speicherung erfordern.

Nach dem Absenden einer Anfrage für ein Erstgespräch werden Sie auf die Terminbuchungsseite des Dienstes Calendly weitergeleitet, der von der Calendly LLC, USA, bereitgestellt wird. Dort können Sie selbst einen passenden Termin auswählen. Hierbei werden insbesondere Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, der gewählte Termin sowie gegebenenfalls weitere von Ihnen bei der Buchung freiwillig gemachte Angaben verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage. Für die Datenverarbeitung auf der Buchungsseite gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Calendly.

6. Automatisierte Bearbeitung von Anfragen und Versand von E-Mails

Zur effizienten Bearbeitung bestimmter Chat- und Telefonanfragen setzen wir automatisierte technische Abläufe ein.

Hierfür verwenden wir den Automatisierungsdienst Make, der von der Celonis, Inc., USA, bereitgestellt wird.

Über diesen Dienst werden ausschließlich diejenigen personenbezogenen Daten verarbeitet, die für den jeweiligen automatisierten Ablauf erforderlich sind.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Unternehmen
• Unternehmenswebsite oder Domain
• Art und Inhalt der Anfrage
• gewünschte Leistung
• Demo- oder Terminwunsch
• weitere im Rahmen einer Anfrage freiwillig bereitgestellte Informationen

Der Automatisierungsdienst kann insbesondere dazu verwendet werden, Daten aus dem KI-Chat-Assistenten oder dem KI-Telefonassistenten entgegenzunehmen, zu strukturieren und an die von uns vorgesehenen Systeme weiterzuleiten.

Anfragen über die Formulare auf unserer Website werden nicht über diesen Automatisierungsdienst verarbeitet, sondern direkt in unserem Kundenportal gespeichert (siehe Abschnitt 5).

Im Anschluss an einen solchen automatisierten Verarbeitungsvorgang kann der Versand von Bestätigungs-, Informations- oder Benachrichtigungs-E-Mails über den E-Mail-Dienst Brevo erfolgen.

Brevo wird durch die Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, Deutschland, bereitgestellt.

Im Rahmen des E-Mail-Versands können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• E-Mail-Adresse
• gegebenenfalls Name des Empfängers
• Absender- und Empfängerdaten
• Nachrichteninhalt
• Datum und Zeitpunkt des Versands
• technische Versand- und Zustellinformationen

Die über Brevo versendeten E-Mails dienen insbesondere der Bearbeitung einer zuvor von Ihnen ausgelösten Kontakt-, Demo-, Beratungs- oder Terminanfrage.

Eine solche Bestätigungs- oder Informations-E-Mail stellt keine automatische Anmeldung zu einem Newsletter und keine Einwilligung in den Erhalt elektronischer Werbung dar.

Soweit die Verarbeitung im Zusammenhang mit einer von Ihnen angeforderten Demo, Beratung, Terminvereinbarung oder sonstigen vorvertraglichen Anfrage erfolgt, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage.

Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten, zuverlässigen und automatisierten Bearbeitung eingehender Anfragen.

Soweit Celonis, Inc. beziehungsweise die Brevo GmbH personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage entsprechender Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

7. KI-gestützte Chatberatung

Auf unserer Website stellen wir einen KI-gestützten Chat-Assistenten zur Verfügung.

Der Chat-Assistent dient insbesondere dazu,

• Fragen zu SYNTRAX Automation und unseren Leistungen zu beantworten,
• Informationen bereitzustellen,
• Anfragen zu erfassen und vorzuqualifizieren,
• Anforderungen und Interessen zu erfassen sowie
• Demo-, Beratungs-, Kontakt- und Terminwünsche entgegenzunehmen.

Bei der Nutzung des Chat-Assistenten kommunizieren Sie mit einem auf künstlicher Intelligenz basierenden System und nicht unmittelbar mit einem Menschen.

Dabei können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Inhalt Ihrer Chat-Nachrichten
• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Unternehmen
• Unternehmenswebsite
• gewünschte Leistungen
• Inhalt Ihres Anliegens
• Demo- oder Terminwünsche
• technische Verbindungsinformationen

Bitte übermitteln Sie über den Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO, sofern dies für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht zwingend erforderlich ist.

Für die technische Bereitstellung unseres KI-Chat-Assistenten setzen wir die Auffarth Systems LLC, 30 N Gould St, Ste N, Sheridan, Wyoming 82801, USA, als Auftragsverarbeiter ein.

Nach Angaben des Dienstleisters werden die Anwendung und die zugehörige Datenbank in Deutschland betrieben.

Zur Erzeugung der KI-basierten Antworten wird als Unterauftragsverarbeiter die Mistral AI, SAS, eine französische Gesellschaft mit Sitz in Paris, Frankreich, eingesetzt.

Mistral AI, SAS verarbeitet die an das KI-Modell übermittelten Inhalte zur Erzeugung der jeweiligen Antworten des Chat-Assistenten.

Die innerhalb des Chat-Assistenten entstehenden Gesprächsverläufe werden für 90 Tage gespeichert und anschließend automatisiert gelöscht.

Werden einzelne Informationen aus einem Chat zur weiteren Bearbeitung einer Kontakt-, Demo-, Beratungs- oder Terminanfrage in andere von uns verwendete Systeme übertragen, können für diese Informationen abweichende Speicherfristen gelten.

Soweit Sie den Chat zur Anforderung einer Demo, Beratung, Kontaktaufnahme oder Terminvereinbarung verwenden, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei allgemeinen Informationsanfragen erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der effizienten und zeitgemäßen Beantwortung von Anfragen sowie in der Bereitstellung eines digitalen Informations- und Kontaktangebots.

Werden über den Chat Daten für eine Demo-, Beratungs-, Kontakt- oder Terminanfrage erfasst, können die hierfür erforderlichen Informationen an unsere automatisierten Abläufe übermittelt, dort insbesondere über Make verarbeitet und anschließend beispielsweise über Brevo per E-Mail bestätigt werden.

8. KI-gestützte Telefonassistenz

Auf unserer Website besteht die Möglichkeit, einen KI-gestützten Telefonassistenten zu kontaktieren beziehungsweise diesen im Rahmen einer Demo selbst zu testen.

Bei einem solchen Telefonat kommunizieren Sie mit einem auf künstlicher Intelligenz basierenden System und nicht unmittelbar mit einem Menschen.

Hierauf werden Sie vor beziehungsweise spätestens zu Beginn der Interaktion hingewiesen.

Der Telefonassistent dient insbesondere dazu,

• Fragen zu SYNTRAX Automation und unseren Leistungen zu beantworten,
• Informationen bereitzustellen,
• Anfragen aufzunehmen und zu strukturieren,
• den Bedarf eines Interessenten zu erfassen sowie
• Demo-, Beratungs-, Kontakt- und Terminwünsche entgegenzunehmen.

Bei der Nutzung des Telefonassistenten können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Telefonnummer
• Datum und Zeitpunkt des Anrufs
• Dauer des Anrufs
• Sprach- und Gesprächsinhalte
• daraus erzeugte Transkripte
• daraus erzeugte Zusammenfassungen oder strukturierte Informationen
• Name
• E-Mail-Adresse
• Unternehmen
• Unternehmenswebsite
• Anliegen und gewünschte Leistungen
• Demo-, Kontakt- oder Terminwünsche
• technische Telefonie- und Verbindungsdaten

Für die technische Bereitstellung des KI-Telefonassistenten verwenden wir den Dienst fonio, bereitgestellt durch die fonio GmbH mit Sitz in Wien, Österreich.

Soweit die fonio GmbH personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Nach Angaben der fonio GmbH erfolgt die Verarbeitung auf Servern in der Europäischen Union. Für Telefonie, Spracherkennung, Sprachausgabe und das eingesetzte Sprachmodell setzt die fonio GmbH weitere Unterauftragsverarbeiter ein, insbesondere Twilio, OpenAI, Soniox und Inworld AI. Die Daten werden nach Angaben des Anbieters nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Gesprächsinhalte werden in Echtzeit technisch verarbeitet und transkribiert, damit der KI-Telefonassistent den Inhalt des Gesprächs verstehen, darauf reagieren und die gewünschte Funktion ausführen kann. Aus dem Gespräch werden außerdem eine Zusammenfassung sowie strukturierte Angaben (etwa Name, Kontaktdaten und Anliegen) erstellt.

Eine Audioaufzeichnung der Gespräche erfolgt nicht. Gespeichert werden ausschließlich das Transkript, die Zusammenfassung und die daraus ausgelesenen Angaben sowie technische Protokoll- und Verbindungsdaten. Die Dienste für Spracherkennung und Sprachausgabe speichern nach Angaben des Anbieters keine Audiodaten.

Bitte teilen Sie über den KI-Telefonassistenten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO mit, sofern dies für Ihre Anfrage nicht zwingend erforderlich ist.

Soweit Sie den Telefonassistenten zur Anforderung einer Demo, Beratung, Kontaktaufnahme oder Terminvereinbarung verwenden, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei allgemeinen Informationsanfragen kann die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der effizienten Bearbeitung telefonischer Anfragen und der Bereitstellung eines automatisierten Informations- und Kontaktangebots.

Werden während eines Telefonats Daten für eine Demo-, Beratungs-, Kontakt- oder Terminanfrage aufgenommen, können die hierfür erforderlichen Informationen anschließend an unsere automatisierten Abläufe weitergeleitet, insbesondere über Make verarbeitet und beispielsweise über Brevo per E-Mail bestätigt werden.

9. Allgemeine geschäftliche E-Mail-Kommunikation

Für unsere allgemeine geschäftliche E-Mail-Kommunikation verwenden wir Microsoft 365 beziehungsweise Microsoft Outlook.

Wenn Sie uns unmittelbar per E-Mail kontaktieren oder wir Ihre Anfrage persönlich per E-Mail bearbeiten, können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Absender- und Empfängerdaten
• Datum und Uhrzeit
• Betreff
• Nachrichteninhalt
• Anhänge
• technische Kommunikationsdaten

Die hierbei eingesetzten Dienste werden durch Unternehmen der Microsoft-Gruppe bereitgestellt.

Soweit die Verarbeitung zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses erfolgt, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage.

Bei sonstiger geschäftlicher Kommunikation erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten und zuverlässigen geschäftlichen Kommunikation.

Automatisiert erzeugte Bestätigungs- oder Informations-E-Mails können abweichend hiervon über den zuvor beschriebenen E-Mail-Dienst Brevo versendet werden.

10. Kundenportal für unsere Kunden

Für unsere Kunden betreiben wir ein passwortgeschütztes Kundenportal unter kundenportal.syntrax-automation.com. Dort sehen unsere Kunden ihre beauftragten Leistungen und die Vertragslaufzeit, finden ihre Vertragsunterlagen und Rechnungen und bringen Störungsmeldungen und Änderungswünsche als Ticket ein.

Dabei können insbesondere folgende personenbezogene Daten der Ansprechpartner unserer Kunden verarbeitet werden:

• Name, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Firmenname und Anschrift des Kunden
• Anmeldedaten (E-Mail-Adresse, verschlüsselt gespeichertes Passwort bzw. Anmeldelink) und Zeitpunkt der Anmeldung
• Vertrags- und Rechnungsdaten
• Inhalte von Tickets einschließlich hochgeladener Dateien und Screenshots
• technische Zugriffsdaten wie IP-Adresse, Browser und Zeitpunkt des Zugriffs

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Vertrags mit unseren Kunden gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Aufbewahrung von Rechnungen zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und die Absicherung des Portals gegen unbefugte Zugriffe auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Enthalten Tickets personenbezogene Daten Dritter, etwa Screenshots von Gesprächsverläufen mit Kunden unserer Kunden, verarbeiten wir diese ausschließlich im Auftrag unseres jeweiligen Kunden auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO und nur zur Bearbeitung des Tickets. Verantwortlich für diese Daten ist unser Kunde.

Je nach gebuchter Leistung speichern unsere Kunden im Kundenportal außerdem Anfragen, Kontaktdaten, Termine, Notizen und E-Mails ihrer eigenen Kundinnen und Kunden, die etwa über ihre Website, ihren KI-Chat-Assistenten oder ihren KI-Telefonassistenten eingehen. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag und nach Weisung unseres jeweiligen Kunden auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO; verantwortlich für diese Daten ist unser Kunde. Jeder Kunde sieht ausschließlich seine eigenen Daten.

Für den Betrieb des Kundenportals setzen wir folgende Dienstleister ein: Supabase (Supabase Pte. Ltd., Singapur, gemeinsam mit der Supabase, Inc., USA) für Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher, wobei die Daten in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main gespeichert werden; Netlify, Inc., USA, für das Hosting der Portal-Anwendung; Brevo für den Versand von Einladungs-, Anmelde- und Ticket-Benachrichtigungen; Microsoft 365 für den Empfang von Ticket-Benachrichtigungen in unserem Support-Postfach. Mit diesen Dienstleistern bestehen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Der Zugang zum Kundenportal besteht für die Dauer des Vertragsverhältnisses und wird 30 Tage nach dessen Ende deaktiviert. Tickets werden bis zum Vertragsende gespeichert und anschließend gelöscht. Rechnungen und Vertragsunterlagen bewahren wir entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, in der Regel sieben Jahre, auf.

11. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Technologien verwenden.

Soweit Cookies oder vergleichbare Technologien technisch erforderlich sind, um die Website sicher bereitzustellen oder eine von Ihnen ausdrücklich gewünschte Funktion zu ermöglichen, erfolgt ihr Einsatz auf Grundlage der jeweils einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen.

Soweit für bestimmte Cookies, Analyse-, Tracking- oder Marketingtechnologien eine Einwilligung erforderlich ist, werden diese erst nach Ihrer vorherigen Einwilligung eingesetzt.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die auf unserer Website bereitgestellten Datenschutz- beziehungsweise Cookie-Einstellungen ändern oder widerrufen.

12. Empfänger und eingesetzte Dienstleister

Zur Bereitstellung unserer Website, zur Kommunikation mit Interessenten und Kunden sowie zur Bearbeitung von Kontakt-, Chat-, Telefon-, Demo- und Terminanfragen setzen wir externe technische Dienstleister ein.

Je nach Verarbeitungsvorgang können insbesondere folgende Empfänger beziehungsweise Auftragsverarbeiter beteiligt sein:

• ONEPAGE GmbH für Website, Hosting, Formulare und CRM-Funktionen
• Celonis, Inc. für den von uns eingesetzten Automatisierungsdienst
• Brevo GmbH, Berlin, für den automatisierten E-Mail-Versand sowie Einladungs-, Anmelde- und Ticket-Benachrichtigungen des Kundenportals
• Auffarth Systems LLC für die technische Bereitstellung unseres KI-Chat-Assistenten
• Mistral AI, SAS als Unterauftragsverarbeiter für die KI-basierte Verarbeitung und Generierung von Chat-Antworten
• fonio GmbH für die KI-gestützte Telefonassistenz
• Unternehmen der Microsoft-Gruppe für Microsoft 365 und unsere allgemeine geschäftliche E-Mail-Kommunikation
• Calendly LLC für die Online-Terminbuchung von Erstgesprächen
• Supabase Pte. Ltd. bzw. Supabase, Inc. für Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher unseres Kundenportals sowie für die Speicherung von Anfragen über die Formulare auf unserer Website
• Netlify, Inc. für das Hosting unseres Kundenportals
• weitere technische Unterauftragsverarbeiter der genannten Anbieter, soweit diese zur Bereitstellung der jeweiligen Dienste erforderlich sind

Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten, werden sie im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.

13. Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer

Wir verwenden nach Möglichkeit Dienstleister und Datenregionen innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums.

Einzelne von uns eingesetzte Anbieter oder deren Konzernunternehmen haben jedoch ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder können Unterauftragsverarbeiter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums einsetzen.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland erfolgt ausschließlich unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

Als geeignete Garantien können insbesondere eingesetzt werden:

• Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO
• eine gültige Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework
• Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 DSGVO
• zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen
• sonstige gesetzlich anerkannte geeignete Garantien

Die Auffarth Systems LLC ist eine Gesellschaft mit Sitz in den Vereinigten Staaten. Nach Angaben des Dienstleisters werden die technische Anwendung und Datenbank in Deutschland betrieben und die KI-Verarbeitung über Mistral AI, SAS in Frankreich durchgeführt.

Soweit im Verhältnis zur Auffarth Systems LLC personenbezogene Daten in die Vereinigten Staaten übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der hierfür vorgesehenen datenschutzrechtlichen Garantien, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

Die Mistral AI, SAS hat ihren Sitz in Frankreich und verarbeitet die für unseren Chat-Assistenten eingesetzten KI-Anfragen innerhalb des europäischen Rechtsraums.

Bei der Verwendung des Automatisierungsdienstes Make kann aufgrund des Sitzes der Celonis, Inc. in den Vereinigten Staaten ebenfalls eine Drittlandübermittlung stattfinden.

Celonis, Inc. ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Soweit dieses nicht anwendbar ist, können insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission als geeignete Garantie herangezogen werden.

Bei der Nutzung des KI-Telefonassistenten werden die Daten nach Angaben der fonio GmbH in der Europäischen Union verarbeitet. Einzelne Unterauftragsverarbeiter der fonio GmbH haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten; zudem ist bei einem Ausfall der europäischen Standorte eine kurzzeitige Umleitung auf Server in den Vereinigten Staaten möglich. Eine solche Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework beziehungsweise der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 DSGVO.

Für unser Kundenportal werden die Daten bei Supabase in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main gespeichert. Die Supabase Pte. Ltd. hat ihren Sitz in Singapur, die Supabase, Inc. und die Netlify, Inc. haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten; Zugriffe von dort, etwa für Support und Betrieb, sowie die Auslieferung der Portal-Anwendung über Server außerhalb der EU sind daher nicht ausgeschlossen. Eine solche Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 DSGVO.

Bei der Terminbuchung über Calendly kann aufgrund des Sitzes der Calendly LLC in den Vereinigten Staaten ebenfalls eine Drittlandübermittlung stattfinden. Diese erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere des EU-U.S. Data Privacy Framework beziehungsweise der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Bei der Nutzung von Microsoft 365 beziehungsweise Microsoft Outlook kann aufgrund des Sitzes der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten ebenfalls eine Drittlandübermittlung nicht ausgeschlossen werden. Die Microsoft Corporation ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Ergänzend können die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission als geeignete Garantie herangezogen werden.

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten eine längere Speicherung verlangen.

Anfragen über die Formulare auf unserer Website (Erstgespräch, Demo-Anfrage) werden 12 Monate nach der letzten Bearbeitung automatisch gelöscht, sofern kein Vertragsverhältnis entsteht oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Daten aus sonstigen Kontakt-, Beratungs-, Demo- oder Interessentenanfragen werden grundsätzlich gelöscht, wenn die jeweilige Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen Rechtsgrundlagen eine weitere Speicherung rechtfertigen.

Kommt es zu einem Vertragsverhältnis, können die betreffenden Daten entsprechend der gesetzlichen unternehmens- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden.

Gesprächsverläufe unseres KI-Chat-Assistenten werden für 90 Tage gespeichert und anschließend automatisiert gelöscht.

Für Gesprächsdaten des KI-Telefonassistenten gelten die Standard-Löschfristen unseres Anbieters fonio GmbH, jeweils ab Gesprächsende: Transkripte, Zusammenfassungen und daraus ausgelesene Angaben werden nach 90 Tagen, Dialog- und technische Protokolle nach 30 Tagen und Telefonie-Metadaten (etwa Rufnummer, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs) nach 6 Monaten automatisiert gelöscht. Audioaufzeichnungen werden nicht erstellt.

Daten im Kundenportal speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses; der Zugang wird 30 Tage nach Vertragsende deaktiviert, Tickets werden nach Vertragsende gelöscht. Rechnungen und Vertragsunterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt.

Soweit Daten aus einem Chat oder Telefonat zur weiteren Bearbeitung einer konkreten Kontakt-, Demo-, Beratungs- oder Terminanfrage in andere Systeme übernommen werden, richtet sich die Speicherdauer dieser Daten nach dem dort bestehenden Verarbeitungszweck und den gegebenenfalls einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

15. Datenminimierung und Datensicherheit

Wir verarbeiten grundsätzlich nur diejenigen personenbezogenen Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

Dies gilt insbesondere für Kontaktformulare, KI-Assistenten und automatisierte Verarbeitungsvorgänge.

Wir treffen unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten sowie der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

Hierzu gehören insbesondere Maßnahmen zum Schutz vor Verlust, unbefugtem Zugriff, unbefugter Veränderung und unbefugter Offenlegung personenbezogener Daten.

Die Übertragung von Daten über unsere Website erfolgt grundsätzlich verschlüsselt über TLS beziehungsweise HTTPS.

16. Einsatz künstlicher Intelligenz und automatisierter Prozesse

Wir setzen künstliche Intelligenz und automatisierte Prozesse insbesondere zur

• Beantwortung von Anfragen
• Bereitstellung von Informationen
• Erfassung und Strukturierung von Anfragen
• Vorqualifizierung von Interessenten
• Unterstützung von Demo-, Beratungs- und Terminanfragen
• Weiterleitung erforderlicher Informationen sowie
• automatisierten Versendung von Bestätigungs- und Informationsnachrichten

ein.

Bei einer direkten Interaktion mit einem unserer KI-Assistenten informieren wir darüber, dass es sich um ein KI-System handelt.

Die von unseren KI-Assistenten bereitgestellten Antworten und Informationen werden automatisiert mithilfe künstlicher Intelligenz erzeugt. Trotz sorgfältiger Konfiguration können KI-generierte Inhalte unvollständig, missverständlich oder fehlerhaft sein. Verbindliche Auskünfte zu unseren Leistungen, Preisen, Angeboten oder Vertragsbedingungen erfolgen ausschließlich durch SYNTRAX Automation.

Die beschriebenen automatisierten Systeme treffen im Rahmen der Nutzung unserer Website grundsätzlich keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.

17. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Je nach Verarbeitungsvorgang stützen wir die Verarbeitung personenbezogener Daten insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung

wenn Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungsvorgang erteilt haben.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen

wenn die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage erforderlich ist.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung

wenn wir aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung zur Verarbeitung personenbezogener Daten verpflichtet sind.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen

wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist und Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen.

18. Ihre Rechte

Ihnen stehen bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an uns wenden:

SYNTRAX Automation e.U.
Nico Kerschbaumer
Am Sonnenhang 19
8700 Leoben
Österreich
E-Mail: office@syntrax-automation.com

19. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

In Österreich ist insbesondere die Österreichische Datenschutzbehörde zuständig:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
Österreich

Website: www.dsb.gv.at

Das Recht, sich an eine andere nach den gesetzlichen Vorschriften zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden, bleibt unberührt.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich unsere Website, die von uns eingesetzten technischen Dienste, unsere Verarbeitungsvorgänge oder die gesetzlichen Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.